Personvernerklæring for boligbyggelaget TOBB og vår bruk av informasjonskapsler

Ditt personvern er viktig for Boligbyggelaget TOBB og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. All behandling av personopplysninger i TOBB skal følge det til enhver tid gjeldende personvernregelverket, herunder personopplysningsloven og GDPR. Denne personvernerklæringen gir utfyllende opplysninger om hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.

Behandlingsansvarlig

 Daglig leder i TOBB er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene som utføres av TOBB. Ansvaret for den daglige oppfølgningen av vår etterlevelse av personvernregelverket er delegert til viseadministrerende direktør Torkil R. Iversen. Dersom du har spørsmål vedrørende vår håndtering av dine personopplysninger ta kontakt med Torkil på e-post tri@TOBB.no

Vår behandling av personopplysninger 

Medlemskap i TOBB

TOBB samler inn og bruker opplysninger om våre kunder og medlemmer for en rekke ulike formål. Vi behandler i hovedsak opplysninger som er nødvendige for å oppfylle medlemsavtalen. TOBB lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller lovpålagte plikter vi har.
Vi bruker opplysninger for å: 

Etablere nye medlemskap 
For å opprette et medlemskap i TOBB, samler vi inn informasjon om navn, fødselsdato, adresse, postnummer, poststed, telefonnummer og e-post. Disse opplysningene bruker vi blant annet til medlemsadministrasjon, registrering av ansiennitet i forbindelse med kjøp og leie av bolig, utsending av medlemskort og kontingentkrav, samt ved overføring/eierskifte av medlemskap. Opplysningene samler vi inn fra deg eller den som har meldt deg inn, for eksempel i forbindelse med gavemedlemskap. Opplysningene lagres så lenge du er medlem i TOBB. Grunnlaget for å behandle opplysningene er avtale.
 
Behandle søknader om utleieboliger og leie-før-eie
For å kunne behandle søknader om utleieboliger og leie-før-eie boliger, behandler vi informasjon om navn, adresse, e-post og telefonnummer, samt informasjon om fødselsdato, bruttoinntekt, referanser fra tidligere leieforhold og valg av bolig. Opplysningene mottar vi fra deg og fra bankforbindelser som vurderer lånesøknaden. Grunnlaget for å behandle opplysningene er avtale.



Behandle saker om forkjøpsrett
Vi behandler opplysninger om navn, telefonnummer, fødselsnummer, e-post og adresse for å avklare hvem som blir kjøper av en bolig ut fra ansiennitet i samsvar med vedtektene i boligselskapet. Behandlingen er nødvendig etter rettslige forpliktelser i borettslagsloven, lov om eierseksjoner, lov om boligbyggelag, samt TOBBs egne vedtekter. Opplysningene mottar vi fra deg, samt fra meglere/advokater og Folkeregisteret. 

Utsende medlemsblad 
For at du skal kunne motta vårt medlemsblad, behandler vi opplysninger om navn, adresse og e-post. Vi behandler i tillegg opplysninger om fødselsdato, fordi medlemsbladet bare sendes ut til medlemmer over 18 år. Grunnlaget for å behandle opplysningene er avtale

Gi deg tilgang til fordelskonseptet  
Vi mottar informasjon om dine kjøpstransaksjoner hos bedrifter som er tilknyttet TOBBs fordelskonsept. Informasjonen benytter vi for å beregne og utbetale bonus til våre medlemmer. Grunnlaget for å behandle opplysninger er aksept av medlemsbetingelsene.

Bistå deg når du kontakter oss 
Når du benytter kontaktskjemaet på TOBB.no, sender oss e-post eller ringer oss, behandler vi ulike personopplysninger knyttet til deg for å svare på din henvendelse. Grunnlaget for å behandle personopplysninger er samtykke.

Nye boliger 

TOBB behandler ulike opplysninger i tilknytning til nye boliger, herunder opplysninger for å:

Inngå kjøpekontrakt, håndtering av reklamasjoner, oppfølging og overtakelse av bolig 
TOBB behandler informasjon om navn, adresse, e-post, telefonnummer, kjønn, fødselsdato, kontonummer, skjøte, kjøpekontrakt, overtakelsesprotokoll og kopi av legitimasjon i forbindelse med kjøp av bolig. Grunnlaget for behandlingen er at opplysningene er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg. 

Føre interessentlister for nye prosjekter 
Dersom du har ført deg opp på en interessentliste, behandler TOBB informasjon om ditt navn og adresse. Grunnlaget for behandlingen er ditt samtykke, og opplysningene slettes når du trekker samtykket tilbake. 





Forvaltning

TOBB behandler en rekke personopplysninger i tilknytning til forvaltning, herunder opplysninger for å:  

Etablere nye kundeforhold 
TOBB behandler opplysninger i forbindelse med etablering av nye kundeforhold. I den forbindelse blir det behandlet informasjon om kunden som inkluderer beboerliste med navn og fødselsnummer, fullmakter og kontrakter. Opplysningene lagres til utløp av av kundeforholdet. Grunnlaget for å behandle opplysningene er at disse er nødvendig for å ivareta avtale med kunden. 

Rådgivning og håndtering av klager 
TOBB gir rådgivning for kunden knyttet til blant annet daglig drift og skriver klagebrev til beboere på vegne av kunden. I den forbindelse blir det behandlet informasjon om navn, fødselsnummer, telefonnummer, e-post og adresse på beboer. Grunnlaget for å behandle opplysningene er at disse er nødvendig for å ivareta avtale med kunden. 

Håndtering av forkjøpsrett 
TOBB håndterer saker om forkjøpsrett for å avklare hvem som blir kjøper av en bolig ut fra ansiennitetsregler som følger av TOBBs vedtekter. I den forbindelse vil TOBB behandle informasjon om medlemmer og beboere som melder interesse eller krever forkjøpsrett. TOBB behandler informasjon om navn, fødselsnummer, telefonnummer, e-post og adresse. Opplysningene hentes inn fra deg, fra megler/advokat og fra Folkeregisteret. Grunnlaget for behandlingen er at den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse. Opplysningen lagres så lenge du er medlem av TOBB.

Gjennomføre kundetilfredshetsundersøkelser
TOBB ønsker fornøyde kunder og gjennomfører derfor jevnlige kundeundersøkelser. I den forbindelse blir det behandlet informasjon om din e-post. Grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse. Opplysningene lagres så lenge det er formål med behandlingen. For statistisk bruk anonymiseres data og brukes utover dette. 

Utsendelse av nyhetsbrev 
TOBB ønsker å markedsføre seg til sine kunder og behandler derfor informasjon om e-post for å kunne sende ut nyhetsbrev, invitasjoner til kurs og arrangementer, tilbud fra samarbeidspartnere samt informasjon om dagsaktuelle temaer. Grunnlaget for behandlingen er vår berettigede interesse i å markedsføre oss, samt markedsføringsloven og samtykke. 



Nettsiden og TOBB appen

Når du besøker nettsiden til TOBB, plasseres det informasjonskapsler (cookies) i din nettleser. Informasjonskapslene benyttes blant annet til å måle og analyser bruk av nettsiden, for å gi deg en bedre opplevelse. Videre benytter vi informasjonskapsler for å drive målrettet markedsføring og for å treffe deg med rett informasjon til rett tid. Du har mulighet til å akseptere eller avvise bruken av cookies. Hvis du velger å avvise cookies, kan du bli forhindret i å utnytte den interaktive opplevelsen på TOBB sine nettsteder. De fleste nettlesere aksepterer automatisk cookies, men du kan innstille din nettleser til å avvise cookies hvis du ønsker det. Informasjon om dette finner du i hver enkelt nettleser eller du kan lese om det på nettvett.no.

Bygg 

TOBB samler inn og bruker opplysninger om ansatte hos våre leverandører for ulike formål. Opplysningene mottas fra våre underleverandører. Vi behandler i hovedsak opplysninger som er nødvendige basert på TOBBs berettigede interesser eller nødvendig på bakgrunn av rettslige forpliktelser TOBB er underlagt knyttet til prosjektledelse, herunder for å: 

Gjennomføre anbudsprosesser 
TOBB behandler opplysninger om navn, telefon, e-post og arbeidshistorikk (CV) i forbindelse med anbudsprosesser for å kunne innstille det mest fordelaktige tilbudet på vegne av boligselskapet. Opplysninger i tilknytning til anbud som ikke hentes av anbyder slettes innen ti dager. Antatt anbud beholdes og arkiveres på vegne av boligselskapet i kontraktsperioden.  

 

Etterleve påseplikten
TOBB behandler opplysninger om navn, adresse, fødselsnummer, bankkonto og kontaktinfo for å etterleve påseplikten. Grunnlaget for denne behandlingen er at det er nødvendig for å oppfylle rettslige forpliktelser etter arbeidsmiljølovgivningen. Opplysningene slettes når de er gjennomgått og kontrollert. 

Etterleve HMS-krav  
TOBB behandler informasjon om navn, adresse og HMS-kort for å føre oversiktslister over de som er på byggeplassen. Grunnlaget for denne behandlingen er at det er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse etter arbeidsmiljølovgivningen. Listene slettes 6 måneder etter endt prosjekt. 



Får andre tilgang til dine personopplysninger?

Vi vil dele dine personopplysninger med andre selskap innenfor hver av hovedformålene for behandling i TOBB i den grad det er nødvendig for å ivareta den daglige driften. Det rettslige grunnlaget for dette er berettiget interesse, idet vi ønsker å effektivisere driften og tilby en best mulig tjeneste. Videre vil vi dele dine personopplysninger med offentlige myndigheter i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser.

Utover dette vil vi ikke dele dine personopplysninger med andre virksomheter med mindre du samtykker til dette.

Bruk av databehandlere

TOBB inngår databehandleravtale med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss. Våre databehandlere kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn slik som er avtalt med oss og beskrevet i denne personvernerklæringen. 

Hvor lagres dine personopplysninger?

Personopplysninger som behandles av TOBB lagres på servere i Norge og Europa. Vi lagrer ikke personopplysninger i land utenfor EU/EØS.

Informasjonssikkerhet

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor og har etablert tilstrekkelig sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysningers integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet. Tilgangen til dine personopplysninger er begrenset til ansatte som har et tjenstlig behov for slik tilgang. Vi vil gi opplæring til ansatte og tredjeparter der det er relevant for å fremme bevissthet om våre retningslinjer og rutiner for personvern. 

Rettigheter

Du har rett til innsyn i og korrigering eller sletting av personopplysninger eller begrensning av behandlingen som gjelder deg selv, eller til å protestere mot behandlingen. Videre kan du til enhver tid trekke tilbake eventuelle samtykker som er gitt til behandling av dine personopplysninger.

Vi vil slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag, en avtale eller en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene.

Spørsmål eller anmodninger om innsyn i opplysninger som er registrert om deg kan rettes til tri@TOBB.no.  

Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med lovverket kan du rette en klage til Datatilsynet (post@datatilsynet.no).